入居者審査
Q&A
事例紹介
  • 入居審査は入念に行い事前告知でトラブル回避
    ◆家賃債務保証会社も入居者に合わせて選ぶ 入居審査は、たとえ家賃債務保証会社を利用する場合でも保証会社任せにせず、管理会社としての審査をすることが重要です。保証会社にもそれぞれ特徴があり、クレジット会社系であれば学生時代の携帯電話滞納なども履歴が残り社会人になっても審査は通りません。管理会社として面談をしながら適した保証会社を選定し、必要書類にサインを頂きます。。連帯保証人は基本2名、1名ならば保証会社併用、連帯保証人が高齢または収入がない場合も同様に併用します。当社では[入居申し込み書|http://minahare.jpm.jp/html/service/file/document/screening_EXS_app.pdf,target=_blank]は一種類で、連帯保証人欄や家賃債務保証会社も全てあらかじめ入れてあります。 ◆本人確認は反社会勢力含め慎重に 本人確認の免許証等とは別に、在籍確認のため社員証や社会保険証等も準備頂きます。反社会勢力でないかの確認には、日経テレコムの有料サービス。名前検索をかけると、犯罪者か反社会的勢力かがわかることもあります。さらに心配な場合は、警察の暴力団対策課や暴力団追放推進センターなどに相談することも。各都道府県に、何らかの窓口があるはずです。 ◆申込み前に審査に関わる手続きを告知 申し込みの前に手続きを詳しく解説した[「入居のお申込みにあたって」|http://minahare.jpm.jp/html/service/file/document/screening_EXS_example.doc,target=_blank]を渡しておきます。そこに「審査にあたって、保証会社からご本人及び連帯保証人、勤務先に連絡が入る場合があります」と表記して事前に告知することで、確認時のトラブルは回避。学生で親が連帯保証人の場合、確認時に契約の御礼とともに物件の詳細を伝えると、万が一引越しを知らなくても、親も安心し後々の滞納トラブルも防げます。 ◆断る理由を開示できないことも事前告知 断る時は、「残念ながら審査に通りませんでした」のひと言。あらかじめ「弊社審査、保証会社審査、オーナー審査により残念ながらお断りさせていただく場合がありますが、審査の内容、理由の開示は一切致しかねますのでご了承ください」と赤線付きで明示。しつこく聞かれても、「書いてあるように開示できません」と断るのが樂になります。
事例集
我が社の入居者審査方法
  • 過去の滞納者、問題者、同一県内の事件や逮捕者などは氏名をリスト化し、社内全店舗で信用情報を共有
  • 家賃債務保証会社の利用有無に関わらず社内審査実施。保証会社の審査OKでも社内審査で総合判断のもと断ることあり
  • 申込書に顔写真を貼付、または運転免許証をコピー。本人確認のほか、なりすまし防止にも役立つ
  • 家賃債務保証会社の利用には①連帯保証人がいない②支払いがグレー(年収、職種、反社会勢力等)③必須物件、など目的別に使い分ける
  • 仲介会社は決めたいがため、危ない人でも入居を促進してくるケースがある。仲介会社がOKした場合でも、必ず自社でも1度面談する
  • 判断に迷う場合、「オーナーが捕まらないので後日ご連絡します」とひと呼吸置いて即断しない。時間を置くことで、すぐに2番目の申込者が来たり、新しい判断材料が出てきたりする
トーク例
入居審査を嫌がられた時
「当社では、皆様を丁寧に審査させていただいています。この物件の他の入居者も安心な方ですよ」
※あなただけが特別ではなく、全員同じルールであること
※面倒ではなく、丁寧。またそれが入居後の安心につながることを理解してもらう
少額なのに面倒といわれた時
「なんで、月8万円ぐらいのことで、そこまでしなきゃいけないの?失礼だ!!」
→「月8万ということは、一年で96万(8万×12月)、2年で約200万円になる重大な契約なんです。」
※月々の家賃だけでなく、敷金含めトータル金額を具体的に示して契約に対する意識改善を促す
※入居者だけでなく、営業担当も月額家賃でなくトータル金額を意識するべき
勤務先に本人確認する時
「●●さんいらっしゃいますか、××(個人名)と申します」
※不動産会社からの問い合わせが嫌がられる場合もあるので会社名でなく個人名で
※申し込み時に、後日確認のため電話することを伝え、あらかじめ了解を得ておくのが望ましい
審査NGを本人に伝える時
「家賃債務保証会社の確認がおりませんでした。審査基準はお答えできません」
※NGの理由は明言しない
※申し込み時に前もって回答できない旨を伝えておくのが望ましい
目的
入居者審査とは、滞納やトラブルを起こす可能性のある人物を入口で食い止め、管理を任せてくれているオーナーを守る重要な業務。一方、入居申込者の住生活に大きな影響を与える判断でもあり、支払いに対する「能力」と「責任意識」が一致するとも限らないことに注意。空室率や繁忙期などの市況によって審査基準の微調整もあり、臨機応変さも必要。
手順例
  1. 審査
    • 申し込み後、入居申込書(個人・法人)を基に社内審査。未記入項目があるまま審査はしない
    • 個人情報取扱基準を提示し、管理には十分注意する。入居申込書にあらかじめ入れておくとよい(申込書例)
  2. 審査基準
    • 社内審査基準は、勤務先/年収/家族構成/引越理由/入居期間/本人所見等を標準とする
    • 上記以外に社内審査基準(徴求書類、審査基準)を明確に定め適格に運用
  3. 審査方法
    • 本人確認書類、電話で勤務先在籍確認等を徹底 ※プライバシーに要配慮
    • 担当者と上長、営業店舗店長と管理部(督促専任部署)など2名以上でのダブルチェックが望ましい
    • 連帯保証人に確認。電話確認の内容「いつ、誰が、どのように、誰に対して」を記録に残しておくと良い
    • 家賃債務保証会社を使う場合でも管理会社としての入居審査をして、適切な会社選定を行う。保証会社任せにしない
チェックポイント
申込書の重要サインを見逃すな!
  1. 標準審査項目など入居申込書の重要な部分に空欄がないか
  2. 名前や住所は本人確認書類と照合
  3. 勤め先に偽りはないか、社員証や健康保険証で確認。更にGoogleマップ等でも確認が望ましい
  4. 物件と審査項目のミスマッチはないか。年収と家賃の乖離(基準は収入の1/3)、単身でファミリー物件など
  5. 法人契約だからと油断は禁物(複数の外国人が出入りしていた等トラブルあり)
  6. 反社会的勢力でないことを確認。申込者だけでなく入居者全員行う