重要事項説明・契約締結
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ありがちトラブルは入居者にも共有
◆クレーム対応は最優先業務
当社では、どんなに忙しくても、業務の中でクレーム対応を最優先するよう徹底しています。「エアコン」「水漏れ」「ゴミ」など、ありがちなトラブルやクレームについては、[マニュアル|http://minahare.jpm.jp/html/service/file/document/important_manual.pdf,target=_blank]を作成。いざという時の対応方法を決めておけば、慌てないですみます。新たに何か起こった時は、使用細則に加えるようにしています。
◆マニュアル共有で二次クレーム予防
さらに入居者にも重要事項説明の時にマニュアルを渡し、トラブルになりそうなことを先に伝えておきます。修理の依頼であれば、マニュアルに対応方法や受付時間などが明記されているので、後から「聞いていない」「緊急事態なのに」という二次クレームの予防にもなっています。
我が社の事項説明説明
- 賃貸借契約書を2通作成し、借主、管理業者にて保管。貸主には送付しないことを管理委任契約書に明記
- 印鑑は認印でも拇印でもいいので空欄にしない。民事裁判で印鑑があったことで勝った実績あり
- 旧耐震やアスベストは築年などから推測可能だか事故物件は見極めが困難。事故物件の確認は、オーナーに申告・サインをもらう
- あらかじめ契約内容の確認、原状回復の計算方法、設備やゴミ出しの方法などの説明のため所要時間が1時間半であることを伝え、時間を確保し、用意するものを伝えておく
- 契約のスタート時間を9時、10時半、13時、などパターンを決めて選んでもらえば時間調整の手間が省けスムーズ
「賃貸借契約」とは、一方が物件(部屋)の使用及び収益を相手方にさせることを約束し、相手方がその賃料を支払うことを約束する契約。生活の基盤となる重要な契約となるため、締結前に法律にのっとって入居者に影響がありそうなことを説明する「重要事項説明」が必要。これをきちんと行うことで、契約の重要性を認識してもらい、後々の「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぎ、管理運営が円滑になる。逆に面倒だからとおざなりな契約を交わすとトラブルのもとになるばかりか、宅地建物業法違反で訴えられかねない事態になることも。ポイントを抑えた説明で、しっかり理解を得たい。
- 重要事項説明、その他説明事項
- 契約前に、宅地建物取引士が、相手方から請求がなくとも宅地建物取引士証を掲示して対面で説明
- インターネットを活用した「IT重説」も社会実験中
- 交付書面に宅地建物取引士が記名押印
- 説明終了後、入居者の署名と捺印を頂く
- 国土交通省重要事項説明の様式例
- 契約締結、台帳管理
- 契約に必要な初期費用の請求書作成
- 賃貸借契約書の内容を口頭で説明し、署名捺印を頂く
- 賃貸借契約書は2通作成し、貸主、借主にて保管。管理会社はコピーを保管
35条だけではない、「重要な事項」例
重要事項説明の必須項目になくても、以下のように入居者(借主)が気にして契約の判断に影響を及ぼしそうなことも「重要な事項」に該当し、説明義務がある。説明するだけでなく、重要事項説明書に記入しておくことで、後日「言った・言わない」を避けることができる。
- 物件:心理的瑕疵(事故物件)、ペットの飼育禁止、主要設備の故障やTVや携帯の電波状況など
- 周辺環境:葬儀場や火葬場、騒音源となるなどの嫌悪施設
- 賃貸ならではの、定期借地・定期借家など、敷金の精算に関する事項など