文書管理
目的 手順例 チェックポイント
目的
賃貸管理に関する文書の保存、管理に必要な基準を定め、適正かつ円滑な文書の保存、管理を図ることを目的とする。
手順例
宅地建物取引業法及び賃貸住宅管理業者登録準則に準じた帳簿等の備付とします。
●帳簿の記載事項
  1. 管理受託契約を締結した年月日
  2. 管理受託契約を締結した賃貸人の氏名
  3. 対象となる賃貸住宅の所在地及び賃貸住宅の部分に関する事項
  4. 受託した管理事務の内容
  5. 対象となる賃貸住宅における入居状況
  6. 管理事務に係る管理報酬の額
●帳簿の保存期間は、少なくとも5年以上を目処とする
●電子媒体による帳簿等の保存について、事務所ごとに備える帳簿は、その内容が本社又は支店等の電子計算機に備えられたファイル、磁気ディスク等に記録し、オンライン管理され、当該事務所において、必要に応じ、紙面に印刷、表示することができる場合には、当該記録による保存を行うことができる。
チェックポイント
帳簿の作成・保存は、管理業務を適正に実施するために必要なものとして求めているものであり、管理業者は、その業務について、事務所ごとに、帳簿を作成して保存しなければならないとされています。　帳簿は、必ずしも紙ファイルの形式で保存する必要はなく、本社等で一括してオンライン管理することも可能です。
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